普宁秘书、助理和行政人员技能提升训练营

培训方式：案例分享、实务分析、互动讨论、视频演示、培训游戏等 培训对象：企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任、前台人员等。 

 培训引言： 您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人；你是企业前台人员，是客户了解企业的窗口，您是否对以下问题感到困惑： 

1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可？

 2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得好？

 3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

 4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？

 5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？

 6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？

 7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？

 8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？

 9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？ 

10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？

 11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？

 12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？

 13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手？

 14、不明确自己未来职业发展方向是什么？

 诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。 

 课程背景： 在现代企业面临的竞争日益激烈，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧； ——新形势下需要五星级的行政管理者，具备“调频”能力，本课程将教您如何掌握“调频”技巧，学习快速“懂”领导的方法，具备调整与领导一个“频道”上进行沟通的能力，真正成为领导的得力干将。

  课程收益：    ·明确各级行政管理人员的职业发展方向   ·岗位认知，职责明确；    ·明确行政管理工作必须掌握的各种知识；    ·学会奠定非领导的“领导“地位；    ·运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ；     ·有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；    ·规范文档管理为企业运营发挥重要作用；    ·提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；    ·学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；    ·了解作为一个前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵；     ·掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。    ·学习方法，成为五星级秘书/助理的的能力及方法  

课程大纲：职业素养篇 

一、行政人员（秘书/助理）的职业特性与素质要求 

1、准确自我定位 ◇初级：事务性文员 ◇中级：事务性文员＋协助管理 ◇独立管理＋事务处理 ——视频：为什么不提拔我？ ——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

 2、人员的胜任素质 ◇如何提升秘书/助理/前台人员的素质  ◇与一般的差异——修炼良好心态 ——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

 认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，就是个“万金油”角色；

第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。 如何理解五星级的秘书/助理——案例：老板眼中的五星级秘书/助理 

 二、职业生涯规划

 1、什么是职业生涯规划？ 

2、为何要进行个人职业生涯规划？

 ◇分析自我，确立人生的方向 

◇准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 

◇看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力 ——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢 

3、职业生涯规划的简单步骤

 ◇掌握SWOT分析工具进行自我分析

 ◇运用“5W提问”法进行自我分析 →What I am?我是什么样的人？ →What I want?我想要什么？ →What I cando?我能做什么？ →What fit I most?什么是适合我？ →What I can choose？我能够选择什么？ ——走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。” 运用SWOT分析工具认识自我 你知道您是几号性格的人吗？你不能在困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态 ——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展 ——视频：同样的事情为什么我就做不好？  

三、秘书/助理职场礼仪规范 

1、塑造良好的个人职场形象

 ◇着装的TOP原则 

◇“拒绝”着装败笔——着装误区 

◇恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人 ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

 2、基本职场礼仪

 ◇办公室礼仪 

◇待礼仪——形体仪态的训练 ※站姿—体态美的起点 ※坐姿—高雅仪态的展示 ※走姿—动态美的展示 ※表情—内心世界的窗口：目光、笑容 

◇接待礼仪 

◇电话礼仪与应对技巧 ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

  四、办公场所5S管理 

◇5S的概念 ◇推行5S的重要性

 ◇如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 

◇长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法 ——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧 职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大 从改变自己开始吧！ ——案例：为什么有需求，见了我后需求就没有了  第二部分、工作技能篇 

一、时间管理及工作统筹技巧

 ◇时间管理的误区

 ◇时间管理的原则 √目标管理与80/20法则 √缓急轻重的优先管理 √个人时间与领导工作时间计划与安排

 ◇时间管理小窍门

 ◇办公室接待与电话处理

 ◇上级的时间管理与安排

 ◇自我情绪控制与压力管理

 ◇上司出差日程管理与工作计划 案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧 ——小组讨论：“你的工作是怎么安排的？” 如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？ 案例：从种树任务分析您解决问题的思路 ——做正确的事，不仅是把事做对 大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀 

 二、会务组织与管理

 ◇成功组织会议的技巧

 ◇组织阶段的工作： ——会前准备 ——会中协助 ——会后整理

 ◇会议座次安排的学问 ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会 ——案例：如何应对会议中的“漏洞”？ 现场模拟：会议记录及纪要训练  

三、信息、文档管理与运用 

1、信息收集

 ◇信息工作的六个基本要求和三个诀窍

 ◇收集信息工作的三个诀窍 

◇信息的查实及传递 

◇信息的储存与保密

 2、文档管理 

◇文档分类及储存的工作规范 

◇文档查阅及分装的工作规范

 ◇文档销毁及保密的工作规范 ——案例：李秘书的返工引起的深思 

 四、行政公文写作技巧与处理实务 

1、行政公文写作的基本要求

 2、行政公文的格式 

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇通用公文： →报告 →请示 →批复 →函 →决定 →公告 →通告 

◇事务公文： →工作计划 →工作总结 →会议纪要

 ◇礼仪文书： →请柬 →介绍信 →推荐信 ——案例分享：请示/报告混为一体 撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您是知道领导错了，您如何提出来？

  第三部分、统筹管理篇

 一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 ——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

 1、成功沟通的秘诀

 ◇学会聆听：不轻易打断对方的话

 ◇怎样反问：了解对方的需求 

◇如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是 

◇表明立场：拒绝的艺术 

◇提出解决方案：提出2-3个解决方案 ——案例：如果是你该怎么说？ 为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

 2、有效沟通过程及环节

 ◇信息发送、接收、反馈

 ◇有效发送的技巧 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事 

3、认识你的沟通对象 

◇与上级沟通的原则

 ◇与各种性格的领导打交道技巧

 ◇跨部门的沟通技巧 

◇与客户沟通 ——游戏：究竟是谁的错？ 研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具 ——只有“懂领导”才能帮领导  

二、行政管理人员办公室事务管

 ◇后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

 ◇办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

 ◇员工安全和保密工作

 ◇公共关系管理 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末 ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

  三、事物性项目性工作的组织管理 

◇事务工作有哪些

 ◇学会列事务清单

 ◇用项目计划管理工作 ——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施  

五、课程分享：我学到了什么？

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